Snížení administrativního zatížení akademických pracovníků a rozšíření prostoru pro jejich pedagogické a vědecko-výzkumné působení

Jedním ze základních předpokladů zvyšování efektivity a kvality pedagogické a vědecko-výzkumné činnosti je bezpochyby snižování administrativního zatížení akademických pracovníků. Prioritou VŠE je proto pokračovat i v následujícím období ve zkvalitňování a zefektivňování činnosti podpůrných pracovišť a dobudování efektivních řídících a administrativních procesů prostřednictvím centrální datové evidence.

Nutným předpokladem pro efektivní strategické řízení je zlepšování dostupnosti a oběhu informací pomocí pokračující digitalizace agend. VŠE se bude snažit systematizovat sběr a analýzu informací o všech činnostech školy souvisejících s výukou, studiem, vědecko-výzkumnou činností a s národním a mezinárodním akreditačním procesem na centrální, tj. rektorátní úrovni. Cílem bude rozvíjet centrální celouniverzitní evidenci relevantních dat, která by mohla být využívána napříč celou školou v rámci studijní a akreditační agendy, projektové činnosti či různého vykazování dat na fakultní úrovni pro potřeby různých reportů. Dostupnost jednotného datového skladu by měla zajistit jednotné vykazování a prezentování správných a aktuálních dat a v neposlední řadě by měla snadno zajistit relevantní informace pro rozhodovací procesy na všech úrovních řízení školy. Cílem poskytnutí agregovaných informací prostřednictvím centrálního datového skladu je také zvýšení komfortu uživatelů při práci s nimi.

V rámci digitalizace agend se VŠE zodpovědně hlásí k iniciativě Evropské komise Erasmus Without Paper (EWP). Cílem VŠE je zajistit i dostupnost dat v jejich historické perspektivě pro další potřeby analýz různých činností. Integrace celoškolních informačních systémů VŠE na elektronickou spisovou a archivní službu VŠE by pak měla přispět k zefektivnění různých procesů.

Naplnění šestého strategického prioritního cíle dosáhne VŠE na základě níže stanovených opatření a splnění dvou operačních cílů, kterými jsou (A) zlepšování dostupnosti a oběhu informací pomocí pokračující digitalizace agend; (B) rozvoj profesionálních aparátů zajišťujících podpůrné služby pro akademické pracovníky a chod školy.

Cíl 6.A.1 Technický rozvoj správních studijních agend a využití jejich role pro elektronizaci na VŠE
Opatření
k dosažení cíle		 Technický rozvoj elektronizace oblastí, nejenom ovlivněných situací vzniklou pandemií covid-19.
Přípravy na rozvoj přijímacího řízení, elektronizace dokladů v InSIS a jejich životní cyklus, elektronická podpora dříve prezenčních akcí.
Indikátor Vkládání digitálně podepsaných dokumentů v přijímacím řízení. Podpora workflow studentských žádostí v kontaktním centru. Školné v cizojazyčných programech bude možno platit s využitím informačního systému InSIS. Možnost využití modulu pro e-volby.
Cíl 6.A.2 Implementace iniciativy Evropské komise Erasmus Without Paper (EWP) a sdílení zkušeností z praxe
Opatření
k dosažení cíle		 Analýza současného stavu implementace EWP na VŠE. Vytvoření komunikačních platforem. Komunikační plán přechodu na EWP, aktualizace a tvorba nových služeb pro funkčnost EWP. Připojení se k EWP síti otevřené pro všechny univerzity a provázání dat Erasmus studentů napřímo s jejich studiem. Interní školení zaměstnanců na VŠE.
Indikátor Funkční EWP. Sdílení zkušeností s dosavadní implementací s jinými univerzitami.
Cíl 6.A.3 Zefektivnění administrativních agend
Opatření
k dosažení cíle		 Procesní analýza s cílem digitalizovat a automatizovat procesy a činnosti.
Relevantní úprava vnitřních předpisů a pravidel včetně zakotvení kapacit fakult, rektorátu a dalších součástí školy.
Zvýšení kvalifikace administrativního podpůrného aparátu (např. v informačních technologiích, jazykových kompetencích atd.) s cílem snižování administrativní zátěže akademických, výzkumných a vedoucích pracovníků.
Indikátor Efektivní administrativní aparát.
Cíl 6.A.4 Zvýšení úrovně kybernetické bezpečnosti na VŠE
Opatření
k dosažení cíle		 Analýza stavu kyberbezpečnosti a významných informačních systémů dle Zákona o kybernetické bezpečnosti. Vytvoření metodiky a postupů pro zvýšení úrovně kybernetické bezpečnosti na VŠE. Vzdělávání zaměstnanců a studentů v oblasti kyberbezpečnosti, včetně simulace phishingových e-mailů zaměřených na uživatele pro zlepšení schopnosti jejich identifikace. Plnění povinností pro provozovatele a správce významných informačních systémů podle Zákona o kybernetické bezpečnosti.
Indikátor Úplná dokumentace pro správce a provozovatele významných informačních systémů dle Zákona o kybernetické bezpečnosti a příslušných vyhlášek. Audit přijatých opatření.
Cíl 6.A.5 Implementace Jednotné digitální brány (SDG) na VŠE
Opatření
k dosažení cíle		 Vytvoření a schválení plánu implementace. Vytvoření informačního rozcestníku. Analýzy jednotlivých úprav ve studijním systému. Podepisování dokumentů v InSIS, přijímání podepsaných dokumentů. Analýzy přihlašování prostřednictvím eIDAS. Úpravy posuzování zahraničního vzdělání, podpora uznávání vysokoškolského vzdělání (nostrifikace).
Indikátor Implementace povinných částí dle nařízení o Jednotné digitální bráně.
Cíl 6.A.6 (PP) Vytvoření podmínek pro zavedení plně elektronické studijní agendy pro všechny stupně studia
Opatření
k dosažení cíle		 Realizace analýzy možnosti převedení kompletního studijního spisu studenta do elektronické podoby a vytvoření podpory v InSIS.
Zavedení možnosti vydání všech dokumentů souvisejících se studiem v elektronické podobě.
Zavedení možnosti vyřizování studijních záležitostí elektronickou formou.
Indikátor Vedení studijní agendy v elektronické podobě.
Cíl 6.A.7 (PP) Rozvoj elektronizace ekonomických informačních systémů
Opatření
k dosažení cíle		 Rozvoj, zpřehlednění a zkvalitnění výstupů ekonomického informačního systému, konzultace požadavků na rozvoj výstupů s dodavateli informačních systémů, zautomatizování vybraných procesů, elektronizace oběhu dokumentů i v závislosti na legislativních změnách, inovace zpracování dokladů s důrazem na interaktivní prvky a procesy, centralizace sledování dopadů legislativních změn především v oblasti vykazování různých činností, ukazatelů a výsledků za školu externím subjektům za účelem snížení administrativní zátěže jednotlivých fakult a součástí VŠE, sledování technologického vývoje a jeho následného využití v provozu.
Indikátor Zefektivnění práce zaměstnanců, snížení administrativního zatížení zaměstnanců, poskytování nových výstupů z ekonomického informačního systému pro zaměstnance a pro potřeby managementu fakult a součástí VŠE, rozvoj generování dokladů pro schvalovací oběh.
Cíl 6.A.8 (PP) Rozvoj a úpravy systémů spisové a archivní služby
Opatření
k dosažení cíle		 Integrace celoškolních informačních systémů VŠE na elektronickou spisovou a archivní službu VŠE, za účelem zvýšení komfortu uživatelů při práci s dokumenty ve Spisové a archivní službě VŠE a za účelem zamezení duplicitní evidence dokumentů a ručního přepisu metadat.
Analýza možností propojení a integrace informačních systémů VŠE na Spisovou a archivní službu VŠE v souvislosti se změnami legislativy, požadavky MŠMT a dalších poskytovatelů prostředků.
Indikátor Školení zaměstnanců na nové procesy v rámci archivní a spisové služby, úroveň systémové integrace, snížení administrativní zátěže zaměstnanců.
Cíl 6.B.1 (PP) Efektivní a profesionální příprava, realizace a správa projektů Projektovou kanceláří
Opatření
k dosažení cíle		 Zajištění udržitelnosti kapacit profesionálního podpůrného aparátu a jeho využití pro řešení problémů a využití příležitostí pro školu z externích zdrojů financování včetně zahraničních.
Udržení a posílení kapacit na rozvoj projektové činnosti u menších i strategických projektů.
Zajištění spolufinancování projektů.
Zefektivňování procesů přípravy (včetně identifikace priorit), realizace a správy projektů během celého projektového cyklu a vazby na strategické cíle školy a portfolio realizovaných projektů.
Účinně podpořit formulaci projektových námětů (záměrů) na všech úrovních VŠE jak z ESIF, tak z dalších tuzemských a zahraničních zdrojů.
Zvyšování kvalifikace podpůrného aparátu v relevantních oblastech včetně přesahu na IT procesy, využití digitalizace, automatizace a datové základny pro snížení pracnosti pro akademické, výzkumné a vedoucí pracovníky školy. Realizace spolupráce včetně stáží s ostatními vysokými školami.
Zajištění administrativně nenáročné správy, vedení a koordinace projektů ESIF (v relevantních případech s ostatními útvary školy).
Zefektivnit rozhraní projekt versus trvalé řídící struktury na škole a fakultách, včetně finančních dopadů, portfoliového a programového řízení a předávání informací a jednotného řízení priorit školy včetně podpůrných nástrojů. Upravit proces interního reportingu.
Zapojení se do Centralizovaných rozvojových projektů a dalších společných projektů vysokých škol směřujících k předávání znalostí s řešením projektových agend.
Indikátor Zvýšení účastni v tuzemských a zahraničních projektech v návaznosti na priority VŠE. Snížení administrativní náročnosti pro akademické pracovníky, vědecké pracovníky a vedoucí pracovníky. Udržení či rozšíření kapacit projektové kanceláře v závislosti na potřebách VŠE.
Cíl 6.B.2 (PP) Zefektivnění výroby a distribuce knižní a časopisecké publikační činnosti VŠE
Opatření
k dosažení cíle		 Analýza možností zefektivnění výroby a distribuce výstupů publikační činnosti, vyhodnocení a návrh optimálního řešení, nastavení nových možností v oblasti digitalizace a elektronizace procesu výroby a distribuce.
Indikátor Digitalizace a elektronizace procesu.